Los beneficios más importantes de una correcta y actualizada descripción de puestos son:
Posibilita comparar puestos y clasificarlos. De este modo las compensaciones son más equitativas.
Es una muy valiosa herramienta para reclutar, seleccionar y contratar personal.
Capacitar, entrenar y desarrollar personal es mucho más sencillo con la ayuda de la descripción de puestos.
Define rendimientos estándar, lo que permite realizar correctas evaluaciones.
Es vital en los planes de sucesión.
Otros usos: para analizar los flujos de información de una compañía.
Muchas organizaciones definieron puestos de trabajo por primera vez a raíz de un proceso de certificación en normas de calidad (por ejemplo, las ISO). Al mismo tiempo, la fuerte preocupación por obtener "la certificación" y "pasar la auditoría" ha desvirtuado el uso y la importancia de la descripción de puestos en sí y su relación estrecha y profunda con los otros subsistemas de Recursos Humanos. Más allá de que una organización haya realizado la descripción de puestos por requerimientos de las normas de calidad, será bueno que se tengan en cuenta los verdaderos beneficios que ella trae aparejados para la organización en su funcionamiento cotidiano, además del hecho puntual e importante, por cierto, que representa la certificación de la calidad.
El responsable de Recursos Humanos debe asumir un rol preponderante en este proceso y relacionar los descriptivos de puestos con los diferentes subsistemas de Recursos Humanos. En muchas organizaciones los diseños de calidad los realizan consultores externos junto con los especialistas en Organización y Métodos, por lo cual no se obtienen todos los beneficios mencionados más arriba.
Información necesaria para el análisis de puestos
La descripción de puestos tiene varios momentos, como ya hemos visto, que se realimentan entre sí para lograr el objetivo central. El análisis del puesto se hace a partir de la información recolectada y se utiliza para darle consistencia a lo relevado. Permite efectuar correcciones y confeccionar perfiles de búsquedas. La descripciól1 final se obtiene después de la realización del análisis del puesto.
La información necesaria para realizar el análisis del puesto es:
~ Actividades del puesto y comportamiento asociado.
~ Estándares de rendimiento.
~ Máquinas u otros elementos necesarios.
~ Condiciones laborales o contexto de la posición.
~ Requerimientos de personalidad.
Por último, las descripciones de puestos -Job descriptions- no hacen referencia a las personas que los ocupan. Como su nombre lo indica, brindan información sobre las obligaciones del puesto, responsabilidades, autoridad, relaciones con otros puestos y todo lo relacionado con la posición en sí.
Diferencia entre tarea y puesto
Tarea: Conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante de un puesto.
Puesto: Posición definida dentro de la estructura organizacional, es decir, una posición formal dentro del organigrama, con un conjunto de funciones a su cargo.
Análisis y descripción de puestos
Indica tareas, responsabilidades y deberes del puesto.
Identifica:
- Qué se hace
- Por qué se hace
- Dónde de hace
- Cómo se hace
El análisis de puesto permite que nos respondamos las siguientes preguntas:
¿Cuáles son los puestos en la organización?
¿Cómo se relacionan entre sí?
¿De qué forma cada puesto se relaciona con los objetivos y la estrategia organizacional?
¿Cuál es el grado de adecuación de una persona al puesto que ocupa?
¿Hasta qué punto empleados con competencias con un desarrollo superior son compensados por hacer tareas de menor exigencia?
¿Cómo pueden ser reestructuradas las tareas para rediseñar o eliminar puestos?
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